Instrumenten
Het stadsarchief beschikt over een aantal instrumenten om haar eigen werking en die van de stedelijke diensten te ondersteunen.
- Archiefbeheersysteem
In het archiefbeheersysteem MACZ structureert en registreert het stadsarchief alle archiefstukken, zowel op papier, perkament, foto, geluid, film, e.a. als digitaal. Het programma koppelt de inhoudelijke beschrijving aan de logistieke gegevens. Zo is op elk moment duidelijk waar de stukken zich bevinden. Ook de informatie over openbaarheid, restauratie of digitalisering wordt hier bijgehouden.
- Website
Via de Digitale leeszaal kan je als bezoeker documenten terugvinden maar ook direct reserveren en laten klaarleggen. Een beperkt aantal archieven is digitaal beschikbaar en kan je onmiddellijk bekijken en bestuderen.
- Bestemmingsaanvragen
Om de stedelijke diensten te helpen met afgewerkte dossiers, stelt het FelixArchief bestemmingsaanvragen op. De medewerkers van het FelixArchief omschrijven de reeksen, zoeken de geldende regelementering op en vullen een voorstel in. Dit leggen ze voor aan de stadsarchivaris. Hetzelfde gebeurt met particuliere archieven. Daarbij wordt geëvalueerd of de stukken bij het selectieprofiel aansluiten.
- Mappen- en klassementsstructuren en informatiebeheersplannen
Samen met en voor de stedelijke diensten werkt het FelixArchief mappenstructuren uit die het eenvoudig en uniform klasseren van e-mails, documenten en bestanden ondersteunen.
Wanneer de mappenstructuren gekoppeld zijn aan de selectielijsten worden deze informatiebeheersplannen. Op deze wijze kan het beheer van de informatie op langere termijn worden georganiseerd.
- Tools: KlasseerToolbox en RMToolbox
Het FelixArchief ontwikkelde samen met eDavid (Expertisecentrum voor Digitale Archivering in Vlaamse Instellingen en Diensten) twee softwaretoepassingen die het informatiebeheer op de werkvloer ondersteunen:
De KlasseerToolbox: met deze invoegtoepassing voor MS Outlook kunnen OCMW- en,stadsmedewerkers hun e-mails snel klasseren in de centrale mappenstructuur.
De RMToolbox: De RMToolbox is een instrument voor informatiebeheerders en ICT-verantwoordelijken van de stedelijke diensten en voor de medewerkers van het FelixArchief. Met deze tool maak je heel eenvoudig een mappenstructuur aan. De tool bevat ook de mogelijkheid om de mappen en de daarin geklasseerde documenten te beheren, te controleren en klaar te maken voor overbrenging naar het archief.
- Opleidingen
De stadsdiensten krijgen drie types van opleidingen aangeboden:
- een algemene opleiding over digitaal klasseren en archiveren die gericht is op alle medewerkers van de stad,
- een opleiding voor informatiebeheerders die hen voorbereidt op het uitvoeren van hun takenpakket en
- een aanvullende opleiding voor informatiebeheerders om met de aangeboden instrumenten van het FelixArchief te leren werken.
- Handboek en handleidingen
Stadsmedewerkers vinden alles over archief- en informatiebeheer terug in het algemene handboek of de verschillende handleidingen op intranet.
- Nieuwsbrief FelixArchief
De nieuwsbrief verschijnt maandelijks en houdt geïnteresseerden op de hoogte van het reilen en zeilen binnen het FelixArchief. Je leest er alles over de evenementen, nieuwe collecties, interessante weetjes, ... Schrijf je hier in!
- Nieuwsbrief ArchivANT
Archivant is een nieuwsbrief voor informatiebeheerders van de stedelijke administratie. Het FelixArchief verspreidt regelmatig praktische tips over digitaal werken en archiveren, geeft antwoorden op vaak gestelde vragen en legt het takenpakket uit.
- Selectielijsten
Het FelixArchief werkt samen met het Algemeen Rijksarchief en de Vlaamse overheid mee aan selectielijsten voor gemeenten en andere lokale organisaties. De selectielijsten geven een zo volledig mogelijke opsomming van de overheidsdocumenten.
De lijst geeft vervolgens aan wat er met die documenten moet gebeuren: permanent bewaren omwille van hun culturele of historisch-wetenschappelijke waarde, of vernietigen na afloop van hun administratieve bewaartermijn. Deze termijn geeft aan hoe lang de documenten juridisch belang of administratief nut hebben.
Deze selectielijst werd door het FelixArchief opgesteld in de periode 2004-2004. Het Algemeen Rijksarchief keurde ze goed voor de stad Antwerpen.
Sinds 2005 participeert het FelixArchief in de werkgroep Lokale Overheidsarchieven van de VVBAD (Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief en Documentatie). Onderstaande selectielijst werd goedgekeurd door het Algemeen Rijksarchief en kan gebruikt worden door alle Vlaamse gemeenten bij het uitvoeren van selecties.
Selectielijsten gemeentearchieven (goedgekeurde versie, 16/12/2009)
Selectielijsten gemeentearchieven (ontwerpversie, 14/11/2011)
Selectielijsten voor niet-gemeentelijke lokale overheidsarchieven:
Voor de lokale politie stelde het Rijksarchief zelf een selectielijst (2006) op:
Het FelixArchief heeft voor de processen-verbaal van de Antwerpse lokale politie een specifiekere selectie bepaald (2009):