Informatiebeheer
De stad Antwerpen is een moderne, efficiënte en klantgerichte organisatie
Haar administratieve werking is zodanig georganiseerd dat een stedelijke Antwerpse dienst of een medewerker van de stad:
- hoofdzakelijk digitaal werkt,
- zijn werkplek, zijn kennis en informatie deelt en
- aan een 'clean' en flexibele desk werkt. Hij ruimt na een werkdag zijn werkplek op waardoor die de dag daarna door een andere medewerker kan worden gebruikt.
Deze werkwijze leverde heel wat voordelen op:
- Er zijn enkel actieve dossiers op de werkvloer.
- Dossiers en documenten zijn gemakkelijk terug te vinden.
- Afgesloten dossiers krijgen snel een bestemming. Het FelixArchief bepaalt de waarde van de dossiers: permanent bewaren of tijdelijk bewaren en de termijn van vernietiging of overbrenging.
- Het FelixArchief zoekt via vraaggestuurde digitalisering (de 'scanning-on-demand'-service) de gearchiveerde dossiers op en stelt ze ter beschikking.
- Digitale dossiers, bestanden en applicaties worden gearchiveerd in het digitale depot van het FelixArchief.
Door deze actieve manier van werken beheert een medewerker zijn lopende dossiers niet meer vanuit een papieren klassement maar via een vlotte en gemakkelijke centrale server.
De afgewerkte dossiers worden door het FelixArchief verpakt en uitgebreider beschreven en verwerkt in het eigen archiefbeheerssysteem MACZ.
Professional en geïnteresseerd?
Het technische rapport 'Optimaal digitaal. Technisch rapport over efficiënt informatiebeheer' over het introduceren van het werkplekdelen en cleandeskbeleid kan je hier terugvinden.
- Het FelixArchief stuurt het informatiebeheer bij de stedelijke administratie aan via een netwerk van informatiebeheerders. Om hen te ondersteunen in het uitvoeren van hun taken stelt het FelixArchief hen volgende documenten ter beschikking: